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无纸化会议系统与传统纸张会议的对比

作者:时间:2021-01-31 04-01-5937 次浏览

信息摘要:

无纸办公会议完全消除了纸张的使用。 简而言之,他们使用Internet技术进行办公会议而无需纸张。 媒体工具的主要硬件载体是计算机和自行开发的无纸化会议系统软件。 例如,诸如网络传真和传真服务器之类的现代办公工具无需纸和笔就可以实现各种业务和交易处理。 这种新的办公模式大大减少了纸质文档,并且相应地减少了诸如打印和纸张使用等办公费用,避免了纸张浪费并保护了环境。

贵州无纸办公会议完全消除了纸张的使用。 简而言之,他们使用互联网技术进行办公会议而无需纸张。 媒体工具的主要硬件载体是计算机和自行开发的无纸化会议系统软件。 例如,诸如网络传真和传真服务器之类的现代办公工具无需纸和笔就可以实现各种业务和交易处理。 这种新的办公模式大大减少了纸质文档,并且相应地减少了诸如打印和纸张使用等办公费用,避免了纸张浪费并保护了环境。

我们对传统会议和无纸化会议系统作如下比较。

传统纸张会议:

1、会议准备费时,费力且环保。 每次会议都需要打印大量纸质文档。 错误操作和重复打印容易造成大量纸张资源浪费,增加成本并污染环境。

2、会议显示工具麻烦,麻烦,例如笔记本,白板,纸笔激光笔等,每次会议都要携带各种文件,并且在会议之前需要大量时间进行整理和打印。 极其浪费人力和物力极大地降低了会议效率。 会议结束后,材料经常乱扔。 重要的文件和材料不容易保密,也很难携带。 从长远来看,公司的经济效率和保密性也将受到严重影响。

无纸会议:

1、它减少了会议前会议文件的耗时和费力的准备工作,可以帮助会议组织者大大减轻工作压力,提高工作效率,并为公司带来收益。

2、将所有纸质文档带入系统,可以在计算机上随意修改,将终修改后的会议资料上载到无纸会议服务器,服务器将自动传送到每个终端屏幕以参加会议。人员可以阅读会议 可以在各自的终端屏幕上同时阅读材料,这些信息可以实时或独立读取。 可以将文档的关键内容圈出,标记并保存在个人文件夹中,从而节省大量纸张打印和打印机墨水成本,并减少会议中各种繁琐项目的浪费,符合的节能,环保要求 以及低碳概念和政策。 促进人与自然,文明和谐环境之间的互助,使地球变得活泼,让家园变得绿色。

在效率方面:

当传统会议格式无法满足现代会议的需求时,无纸化会议系统应运而生。 瑞金是一套完整的交互式无纸化会议系统,专为党政机关,学校,企事业单位,大型企业等量身定制,具有强大的会议应用功能,不会因习惯而失去以往的会议模式和特殊参与者 以及其他功能,增加了更加用户友好和简化的功能,使会议格式变得多样化和高效。  (包括:参与者信息输入,座位安排,会议前文件上传许可设置,智能分发,同时阅读文档,会议登录,投票,文件交互,撰写评论,会议交流,会议服务,会议记录,电子白板 ,会议记录等)。强大而完善的会议系统完美地解决了会议中人数众多,会议材料复杂以及会议决策效率低的问题。

传统纸张会议:

1、灵活性差。 在临时会议或紧急会议中,或者在人员变动时,他们通常准备不足,匆忙,甚至手工切割座位贴纸和座位卡。

2、人力资源浪费,一次会议至少需要2-3名服务人员,提前半天为会议做准备,会议前资料丢失,与会人员放置不当,以及其他经常发生的错误。

3、会议的机密性很差。 传统会议的机密信息打印后难以及时销毁,会议的机密性难以保证,会议文件外泄。

4、会议决策效率低。 会议总是被讨论,但是很难取得结果。 匿名投票时举手,计数,记录和计数文件。 这些不是认真的会议应该拥有的。

5、会议期间的登录,投票,讨论,视频,数据服务等系统相互独立,规模大,集成性差。 当参与者彼此交互时,他们需要操作多套设备(音频,视频,文件操作等)。 增加系统使用难度。

6、与会者的布局复杂,项目繁琐,会议后的垃圾纸,笔等杂乱,影响了会议室的环境。

7、会议之前需要准备大量信息,并进行人工复印,无论人力和物力成本高昂,遗漏,丢失等如何,会议期间与演讲者阅读文件的可能性无法统一-  -,参加人数越多,这次会议太混乱了。

8、临时人员在会议期间进入,需要跟随演示者来查找文档。 演示者会很忙,导致演示者进行演讲,而临时人员则忙于查找文件,浏览文档,并且不尊重演示者。

9、数据存档和读取效率低:传统的纸质会议需要打印文档并执行复杂的分类和存档过程。 寻找何时再次提出文件是麻烦的,这导致大量的纸张浪费,并且消耗大量的人力,物力和时间。